Czym się kierować przy wyborze miejsca na konferencję?

• Autor: Grzegorz

Sukces każdej konferencji zależy od dokładnego i terminowego przygotowania. Czym się kierować przy organizacji tego przedsięwzięcia? Podpowiadamy!

Postępuj w podanej kolejności – jak zorganizować idealną konferencję?

Na liście kontrolnej następujące punkty powinny zostać wypełnione w odpowiednim czasie:

• temat konferencji,
• goście konferencji i prelegenci,
• lokalizacja,
• program wspierający,
• gastronomia i zakwaterowanie,
• zaproszenia i materiały informacyjne.

Najpierw zdefiniuj jak najdokładniej temat swojej konferencji. Weź pod uwagę zainteresowania swoich gości i koncentrację prelegentów. Co do siebie pasuje? Czy dany aspekt powinien być bliżej zbadany, czy też chciałbyś przedstawić szeroki przegląd tematu? Jak szczegółowo powinna przebiegać konferencja, jak wyobrażasz sobie relacje między wykładami a dyskusjami, grupami roboczymi czy podgrupami? Gdzie można wbudować przerwy i jaki program ramowy wykorzystać do rozluźnienia konferencji?

Wskazówka:

Unikaj przytłaczania uczestników napiętym harmonogramem. Rozważ różne fazy pracy i procedury oraz zaplanuj krótsze i dłuższe przerwy. Kontakty można również nawiązywać i prowadzić intensywne rozmowy w porze lunchu lub na spacerze.

Uzyskaj wiążące zobowiązania i zanotuj właściwy czas

Po ustaleniu tematu prawdopodobnie już wiesz, kogo chciałbyś zaprosić jako prelegentów i gości. Pamiętaj, że zanim wyślesz jakiekolwiek zaproszenia, najpierw potrzebujesz wiążących potwierdzeń. Dlatego pamiętaj, aby poprosić o prelegentów jak najwcześniej — i koniecznie sprawdź kalendarz, aby przypadkowo nie wybrać święta lub nie rywalizować z popularnymi innymi ważnymi wydarzeniami.

Planowanie imprez — pomyśl o przyjemnym lokalu! Hotel konferencyjny nad morzem

Poniżej przejdziemy do wyboru właściwej lokalizacji — to przecież główny temat artykułu. Ale pamiętaj w tym momencie — zarówno uczestnicy, jak i prelegenci będą zadowoleni, jeśli konferencja nie odbędzie się w słabo wentylowanym pomieszczeniu w pobliżu lotniska lub gwarnego centrum. Zaoferuj swoim prelegentom dodatkową zachętę do wzięcia udziału w konferencji, wybierając lokalizację, która wyróżnia się na tle zwykłych sal konferencyjnych pod względem atmosfery i krajobrazu, jak na przykład hotel konferencyjny nad morzem.

Po wyselekcjonowaniu prelegentów uzyskaj wiążące oferty na lokalizację, gastronomię i noclegi, program towarzyszący oraz w razie potrzeby niezbędny sprzęt. Na koniec sformułuj zaproszenie, w którym wszystkie ważne informacje są jasno ułożone.

Wybierz odpowiednie osoby i zorganizuj wydarzenie

Już zdecydowałeś, kogo chcesz zaprosić jako prelegenta. Ale pamiętaj też o skoordynowaniu szczegółów przy organizacji wydarzeń lub planowaniu wydarzeń. Obejmuje to zakres, w jakim prelegenci będą zaangażowani w dalsze planowanie oraz jakie zadania podejmą się podczas konferencji. Jeśli wybierzesz, wspomniany wcześniej hotel konferencyjny nad morzem możesz też zorganizować ciekawe wydarzenia w plenerze.

Uczestnicy konferencji — czego oczekują?

Zastanów się, czego od wydarzenia oczekują uczestnicy konferencji. Czy mówca powinien wygłosić wykład? W jakim aspekcie i do jakiej długości? Czy będzie przemawiał do profesjonalnej publiczności, czy do ludzi niezorientowanych w dziedzinie? Czy później odbędzie się sesja pytań i odpowiedzi lub dyskusja panelowa? Czy oczekujesz, że mówca będzie obecny na całym spotkaniu, czy wystarczy, jeśli będzie obecny przez ograniczony czas? Odpowiadając sobie na te pytania, unikniesz błędów organizacyjnych.

Czego oczekuje od Ciebie mówca?

A czego oczekuje od Ciebie, jako organizatora, mówca? Liczy się nie tylko wynagrodzenie, ale także benefity pozapłacowe np. ciekawa lokalizacja i dodatkowe atrakcje. Zadbaj o powitanie i zakwaterowanie gościa, a także odpowiednią przemowę, podczas której przedstawisz mówcę słuchaczom.