Dokumenty w firmie a nowoczesna technologia

• Autor: Grzegorz

Nieodzownym elementem prowadzenia każdej firmy są dokumenty. Ich ilość jest zróżnicowana, uzależniona przede wszystkim od wielkości firmy, lecz również od wielu innych czynników. Zarządzanie dokumentami w firmie to proces, który obejmuje wszystkie etapy, jakie musi przejść każdy dokument. Należy do nich na przykład rejestracja dokumentów, ich porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja, która jest najczęściej ostatnim stadium.

Każdy dokument najpierw powinien trafić do sekretariatu, który następnie stwierdza, do którego działu lub konkretnej osoby powinien zostać on dostarczony. Po przekazaniu go we właściwe miejsce jest od razu przydzielany do konkretnej sprawy, jeśli takowej właśnie dotyczy. Te dokumenty, które dotyczą starszych spraw lub na przykład zamkniętego roku podatkowego, powinny trafić do archiwum. Przepisy prawne bardzo często określają, przez jaki czas konkretne dokumenty powinny być przechowywanie przez przedsiębiorstwo.

Jednakże w obecnych czasach ilość dokumentów, takich jak na przykład faktury rośnie bardzo szybko, i ręcznie ich przeszukiwanie czy przekazywanie w formie papierowej może stanowić problem. Dlatego też sięga się po nowoczesne rozwiązania, umożliwiające nie tylko szybkie przekazywanie różnorodnych dokumentów oraz zarządzanie nimi w firmie, lecz również możliwość wyszukania potrzebnych w danym momencie w archiwum, bez utraty na tę czynność ogromnej ilości czasu.
http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow
Takim rozwiązaniem jest skanowanie OCR. Przy zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania każdy dokument po zeskanowaniu zostaje przetworzony na jego formę cyfrową. Dzisiejsze oprogramowanie tego typu bez problemu rozpoznaje nie tylko druk, ale także pismo odręczne, co nie było możliwe we wcześniejszych jego wersjach. Rozwiązanie skutecznie pozwala zarządzać dokumentacją w firmie, gdyż po wykonaniu takiej czynności jest przekazywane do wskazanych działów w formie elektronicznej, co znacznie przyspiesza cały proces. Archiwizacja także jest znacznie łatwiejsza, gdyż można wykorzystywać do tego kody kreskowe, dzięki czemu w ciągu kilku sekund można wyszukać i wyświetlić niezbędny dokument.