Zarządzanie flotą samochodową w firmie transportowej

• Autor: Grzegorz

Obecnie samochód jest jednym z najpopularniejszych środków transportu. Nie tylko firmy przewozowe posiadają szereg aut służbowych, potrzebnych do wykonywania codziennych zleceń. Stawiają na nie również korporacje oraz małe, średnie i duże firmy, które coraz chętniej zatrudniają pracowników z różnymi rodzajami uprawnień w zakresie prowadzenia pojazdów. W jaki sposób sprawić, by utrzymanie samochodów nie było kosztowne, a zarządzanie finansami było sprawniejsze? Warto poznać i wdrożyć system zarządzania flotą.

Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania flotą?

Duża flota pojazdów z pewnością przyspiesza i ułatwia świadczenie usług przewozowych czy wykonywanie zleceń spedycyjnych. Jednakże zadbanie o ich stan techniczny oraz zapewnienie finansowania dla utrzymania w nienagannym stanie, nie jest najprostszym zadaniem. Dlatego warte rozważenia jest wprowadzenie systemu transportowego, którym posługują się dziś nie tylko największe przedsiębiorstwa. Polega on na pełnej kontroli nad firmową flotą - umożliwia lokalizację pojazdów dzięki systemowi monitoringu GPS, mierzy ilość przejechanych kilometrów czy litrów spalonego paliwa, a także przypomina o niezbędnym przeglądzie technicznym. Co więcej, zebrane dane mogą pokazać, w jak szybkim tempie porusza się jednostka lub zostaje dostarczona przesyłka, co jest bardzo istotne podczas realizacji programów spedycyjnych.

Najczęstsze problemy w zarządzaniu flotą

Firmy przewozowo-transportowe, spedycyjne czy logistyczne często mają kłopot z prawidłowym zarządzaniem swoimi pojazdami. Wynika to przede wszystkim z braku danych oraz z nieuczciwości kierowców. Pracownicy często wykorzystują brak systemu lokalizacji pojazdu i służbowym autem pokonują prywatne trasy. Za tym idą większe rachunki za paliwo oraz szybsze zużycie części samochodowych. Dodatkowo, niektórzy mogą ukrywać brak ważnych dokumentów. Kolejnym aspektem dbania o flotę są ważne przeglądy, opłacone ubezpieczenia oraz eksploatacja pojazdów. System zarządzania flotą pozwoli wyeliminować te najczęstsze problemy i zaoszczędzić. Przypomni on o koniecznych wizytach w serwisach kontroli pojazdów bądź cyklicznym sprawdzeniu licencji zatrudnionych. Warto też wspomnieć, że zebrane dane z łatwością pokażą, który kierowca jeździ bezpiecznie i trzyma się przepisów. Wszystkie naruszone zasady ruchu drogowego zostaną uwzględnione w systemie.

Zmiany prawne dotyczące transportu drogowego

W tym roku zostały zmodyfikowane ustawy dotyczące branży transportowej. Nowe przepisy znaleźć można w Ustawie o Transporcie Drogowym oraz w Ustawie o Tachografach, które 25 lipca 2018 r. podpisał Prezydent RP Andrzej Duda. Głównym powodem wprowadzenia zmian było dostosowanie się do taryfikatora kar za naruszenie obowiązków lub warunków przewozu przedstawionego w Rozporządzeniu Komisji (UE) 2016/403. Pojawiły się również zmiany, które nie były wymogiem przepisów unijnych. Dotyczą one obarczenia odpowiedzialnością za czynności związane z transportem drogowym. Tę rolę od osoby dotychczas zajmującej się tymi procedurami przejmie administracja. Obie ustawy obowiązują od 3 września 2018 r.

Zmiana stawek kar i kategorii naruszeń

W ustawie można znaleźć nowe stawki kar oraz trzy kwalifikacje dotyczące naruszeń. Wzorując się na rozporządzeniach unijnych (2016/403) taryfikator przewiduje poważne naruszenie (PN), bardzo poważne naruszenie (BPN) oraz najpoważniejsze naruszenie (NN). Obecne kary pieniężne są wyższe niż poprzednio obowiązujące. Wcześniej przedsiębiorca mógł się spodziewać najwyższej kary w kwocie nieprzekraczającej 10 000 zł. Teraz może to być maksymalnie 12 000 zł. Pomyłki lub oszustwa związane z zarządzaniem transportem również będą karane. Osoby pociągnięte do odpowiedzialności mogą spodziewać się kary pieniężnej rzędu 3000 zł. Zwykle najsurowiej karany jest brak ważnych licencji, wykonywanie zawodu bez odpowiednich dokumentów czy ingerowanie lub modyfikacja danych pobieranych z kart kierowców lub tachografów. System dla firm transportowych, mający pomóc w zarządzaniu flotą, skutecznie zapobiega przeoczeniom w tym zakresie.

Zmiana Ustawy o Tachografach

W tej ustawie można przeczytać o nowych warunkach odnoszących się do instalacji, sprawdzania, przeglądów oraz napraw tachografów. W szczególności powinny zapoznać się z nimi osoby, które chcą świadczyć takie usługi firmom transportowym i innym podobnym. Bardzo ważne jest odpowiednie zezwolenie wydawane przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. Również technicy warsztatu nie będą mogli wykonywać wyżej wymienionych czynności na tachografach analogowych i cyfrowych bez posiadania certyfikatu technika warsztatu.

Skuteczne rozwiązania w zarządzaniu transportem

Jak zostało wyżej wspomniane, wykorzystanie systemu zarządzania flotą może bardzo skutecznie ułatwić obsługę zleceń oraz zaoszczędzić niemało pieniędzy związanych z eksploatacją aut. Przykładowo firma GBOX (więcej na stronie: https://gbox.pl/) profesjonalnie zajmuje się zbieraniem różnych niezbędnych danych, podliczaniem kosztów, sprawdzaniem licencji oraz uczciwości kierowców. Taka kontrola z pewnością pozytywnie wpłynie na funkcjonowanie twojej firmy i pozwoli uniknąć kar związanych z przeoczeniem w nowelizacji przepisów.